Das ESS Handwerkerportal bietet Ihnen hohe Prozessunterstützung im technischen Immobilienmanagement – von der Beauftragung bis zur automatisierten Rechnungsprüfung. Alle neuen Aufträge an Ihre Handwerker überträgt wowi c/s im Hintergrund in das Handwerkerportal. Die Kommunikation zwischen wowi c/s und dem Portal erfolgt zeitgesteuert durch den Jobmanager über Webservices. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und -Browser.
Die einfache und bedienerfreundliche Oberfläche unterstützt Handwerker und Wohnungsunternehmen bei der Anwendung. Als webbasiertes System ist das Handwerkerportal überall und jederzeit verfügbar.
Funktionalitäten für Wohnungsunternehmen
Mit der vereinfachten Schnellerfassung in wowi c/s lassen sich mühelos Aufträge erstellen. Dabei kann der Auftrag in einen Haltestatus gesetzt und erst nach Freigabe durch das Wohnungsunternehmen an das Handwerkerportal übermittelt werden. Hier kann mit einem Vier-Augen-Prinzip gearbeitet werden.
Statusmeldungen, z. B. ob der Auftrag abgelehnt oder erledigt ist, werden automatisiert ins wowi c/s-System übertragen. Darauf folgende notwendige Nachbearbeitungen/Reaktionen können aufgrund des regelmäßigen Datenaustausches unverzüglich erfolgen.
Bei der Auftragserteilung über das Handwerkerportal werden nur Gewerke zugelassen, die dem Handwerker zugeordnet sind und bei Anwendung eines Einheitspreisabkommens (EPA) den abgestimmten Preisen entsprechen. Diese Vorgaben werden auch bei der Rechnungsprüfung berücksichtigt. Ergänzt der Handwerker zusätzliche EPA-Positionen, bzw. ändert bestehende, ist die Rechnungsfreigabe durch einen Sachbearbeiter erforderlich.
Darüber hinaus kann mit dem konfigurierbaren Zufallsgenerator eine automatisierte Rechnungsprüfung erfolgen, und die Rechnung wird durch das Wohnungsunternehmen entweder freigegeben, zur weiteren Prüfung vorgeschlagen oder abgewiesen. Über zur Prüfung vorgesehene Rechnungen wird das Wohnungsunternehmen automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Wenn eine Rechnungsstellung vom ursprünglichen Auftrag abweicht, wird nach Rechnungsfreigabe der zugehörige Auftrag in wowi c/s, inkl. Budget, automatisiert angepasst.
Rechnungen und Arbeitsnachweise aus dem Portal können bei Einsatz des optionalen Saperion Dokumentenmanagementsystems automatisch zum jeweiligen Vorgang archiviert werden und stehen systemweit zur Verfügung.
Funktionalitäten für Handwerker
Der Handwerker kann im Portal zusätzliche Positionen zum Auftrag hinzufügen, sofern diese zu den beauftragten und für ihn freigegebenen Gewerken gehören und dem Einheitspreisabkommen entsprechen. Auftragspositionen können hinzugefügt sowie gelöscht werden. Manuelle Änderungen finden in der Rechnungslegung automatisch Berücksichtigung.
Die angenommenen Aufträge sowie Arbeitsnachweise und erstellten Rechnungen stehen im PDF-Format zum Download bereit. Die Arbeitsnachweise sind mit einem Barcode versehen und können an eine zentrale FAX-Nummer gesandt werden. Durch den Barcode ist die automatische Zuordnung zum jeweiligen Vorgang im Handwerkerportal gewährleistet. Somit kann auch der Auftraggeber die Arbeitsnachweise jederzeit einsehen.
Die transparente, einfache Auftragsbearbeitung und Rechnungserstellung beschleunigt die Prozesse im Handwerksbetrieb. Das ermöglicht eine verbesserte Planung und kostenoptimierte Bearbeitung der Aufträge. Der Informationsfluss zwischen Handwerker und Wohnungsunternehmen wird optimiert und intensiviert.
Digitale Signatur in der ESS Handwerkerkopplung
Sofern Sie die digitale Signatur der ESS Handwerkerkopplung nutzen, prüfen Sie bitte vor der ersten Nutzung die im Leitfaden aufgeführten Einstellungen im Adobe Reader bzw. nehmen diese an jedem Arbeitsplatz sowie am Archiv-Server vor. Andernfalls kann eine Rechnung zwar erkannt werden, jedoch wird zur digitalen Signatur ein Fehler angezeigt, der im Nachhinein nicht korrigiert werden kann.
Leitfaden Einstellung Adobe Reader für dig. Signatur (54 KB)
Erweiterungen im Handwerkerportal
In einer zweiten Stufe werden zahlreiche Erweiterungen im Handwerkerportal der ESS AG integriert. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
Erfahrungsbericht der GEWOG GmbH Bad Salzungen mit der ESS Handwerkerkopplung
Die GEWOG GmbH Bad Salzungen berichtet über die ESS Handwerkerkopplung als Beziehungsmanagement zwischen Wohnungsunternehmen und Handwerkern.
Erfahrungsbericht (1 MB)
Nutzungsbedingungen
Hier können Sie die Nutzungsbedingungen für das Handwerkerportal
www.ess-portalservices.de downloaden:
Nutzungsbedingungen Juli 2011 (142 KB)
