Erfahrungsbericht zur EDV-Umstellung

„Never change a running system“ sagt eine alte EDV-Weisheit. Nur wenn die Hardware an ihre Grenzen stößt und immer öfter Systemabstürze verursacht und gleichzeitig der Softwareanbieter mitteilt, dass die genutzten Programme GEWOBAU nur noch bis 2003 gepflegt werden, dann muss man sich mit dem Thema EDV beschäftigen, ob man will oder nicht.

Im Frühjahr 2002 wurden zunächst intern von den verschiedenen Sachbereichen die mittelfristigen Anforderungen an eine neue EDV-Anlage zusammengetragen. Dabei war schnell klar, dass eine externe EDV-Verarbeitung für uns nicht in Betracht kam. Wir wollten wieder ein EDV-System im „eigenen Haus“, mit dem wir selbst schnell und nach eigenen Vorgaben arbeiten können. Auf dieser Grundlage wurden Angebote von verschiedenen Anbietern eingeholt, u. a. von der Firma CSO Hardware-Vertriebs- und Software-Entwicklungs-GmbH in München, mit der wir die letzten 6 Jahre gut zusammenarbeitet hatten.

Die Angebote waren erwartungsgemäß preislich sehr weit gestreut. Gemeinsam mit befreundeten Genossenschaften, die in der gleichen Situation waren, haben wir uns von zwei Anbietern, die in der engeren Auswahl waren, die Systeme präsentieren lassen.

Die Entscheidung war nicht leicht, vor allem, da die Präsentationssoftware ja immer perfekt und reibungslos läuft und unsere Fragen und Probleme von den Verkaufsstrategen der Softwarehäuser - zumindest theoretisch - stets sofort gelöst werden konnten.

Unter Abwägung von Preis und Leistung sowie unserer vorgegebenen Anforderungen haben wir uns Mitte des Jahres 2002 für das Programm inhouse. unseres bisherigen und damit auch zukünftigen EDV-Partners CSO entschieden.

In der nächsten Stufe wurden die Hardwarekomponenten festgelegt, die wir nach entsprechenden Preisvergleichen ebenfalls von CSO bezogen haben, sozusagen eine EDV-Anlage aus einer Hand. Unser netzwerkautorisierter Elektriker verkabelte sämtliche Büros neu und im September 2002 wurde an 2 Tagen die neue Hardware installiert und die benötigte Software aufgespielt. Über eine getrennte Arbeitsstation erfolgte auch weiterhin die Anbindung der alten Software GEWOBAU, so dass wir ab diesem Zeitpunkt zweigleisig fahren konnten. Unsere Mitarbeiter wurden angehalten in die neue Software hineinzuschnuppern, was sich aber neben der täglichen Arbeit als nahezu unmöglich herausstellte.

Als nächstes stellte sich die Frage der Datenübernahme. Obwohl es sehr verlockend war, die Bestandsdaten von CSO übernehmen zu lassen, haben wir uns - in Absprache mit unseren Mitarbeitern - für den schwierigen und vor allem zeitaufwändigen Weg der Neueingabe sämtlicher Daten entschieden. Die eigene Eingabe der Daten bot zum einen die Chance, den vorhandenen Datenbestand eingehend zu prüfen und ggf. zu bereinigen, gleichzeitig aber die Gelegenheit für die Mitarbeiter schrittweise mit dem neuen Programm zu arbeiten und dabei eventuell vorhandene Berührungsängste abzubauen. In mehreren Teilschritten folgte jeweils ein Tag Schulung der Mitarbeiter bei uns im Haus und im Anschluss die konkrete Anwendung des „Gelernten“ bei der Dateneingabe. Dabei waren allein für die Eingabe der ca. 2000 Objektdatensätze (Wohnungen, Gewerbe, Garagen Stellplätze) beinahe drei Wochenenden (jeweils Freitagnachmittag und Samstag) erforderlich. Gut versorgt mit Pizza und Pasta von unserem „Italiener“ und mit großem Engagement von unseren Mitarbeitern (und auch Vorstand) haben wir diese besondere Herausforderung gemeinsam gemeistert. Weitere Schulungen und teilweise auch „Eingabewochenenden“ folgten zu den Themen Mitgliederverwaltung, Buchführung, Mieterhöhungen und Betriebskostenabrechnung. In wirklich engem - fast täglichen - Kontakt mit den Fachleuten bei CSO wurden die jeweiligen Teilergebnisse über eine Datenfernleitung zwischen Nürnberg und Würzburg hin und hergeschickt, immer wieder überprüft, verglichen und nötigenfalls auch berichtigt.

Zur Erinnerung: In dieser Übergangsphase mussten alle Änderungen bei Mieten, Vorauszahlungen, Namen, Anschriften, Bankverbindungen, Telefonnummern etc. stets in beiden Programmen berichtigt werden, also grundsätzlich doppelte Arbeit. Im Dezember konnten wir etwas aufgeregt das erste Mal eine Sollstellung parallel in der neuen Anlage erzeugen und auch hier Abweichungen ausmerzen. Nachdem es aber keine größeren Probleme gab, erfolgte die Sollstellung des Januars 2003 bereits vorrangig im neuen Programm inhouse.

Die nächste und vorerst letzte Hürde stellte die Betriebskostenabrechnung für 2002 dar. Anfangs war geplant die Abrechnung über das alte System laufen zu lassen. Dafür wären aber sämtliche Daten für weitere 6 Monate zusätzlich im alten System und damit doppelt zu pflegen gewesen. Wir waren wieder einmal mutig und wollten auch diesen sensiblen Bereich der Betriebskostenabrechnung nach Möglichkeit bereits über das neue Programm „fahren“. Hierfür war es allerdings notwendig die Vorauszahlungen der Mieter für das gesamte Jahr 2002 im neuen System nachzuholen.

Mittlerweile haben wir nicht nur die Betriebskostenabrechnung für 2002, sondern auch die erste Mietererhöhung erfolgreich durchgeführt.

Natürlich tauchen mit der neuen EDV im Tagesgeschäft immer wieder Fragen und Probleme auf, die es zu lösen gilt. Die Erfahrungen der letzten Jahre im Zusammenhang mit der Umstellung auf inhouse. haben gezeigt, dass wir uns auch hierbei auf das CSO-Team verlassen können.

Im übrigen stellt inhouse. neben seinen praxisrelevanten Modulen Wohnungsverwaltung und -vermittlung auch zahlreiche Nebenbuchhaltungen und ein Controllingsystem mit vielfältigen Informationen für die tägliche Arbeit zur Verfügung. inhouse. verfügt über eine integrierte dreistufige Kostenrechnung, die benutzerdefinierte Auswertungen über beliebige Zeiträume erlaubt. Wir haben inhouse. als eine modular aufgebaute Fachsoftware kennengelernt, die unsere Arbeitsabläufe, unter anderem auch durch eine transparente Benutzer-Schnittstelle zu Microsoft Word, weiter optimiert hat.

Rückblickend stellen wir fest. Wir haben die Entscheidung für inhouse. bisher nicht bereut. Es macht Spaß mit dem neuen Programm zu arbeiten. Preis und Leistung stimmen ebenso wie die Betreuung durch die kompetenten Mitarbeiter bei CSO.

Baugenossenschaft des Eisenbahnpersonals
Nürnberg und Umgebung e.G.

Franz Haubner